Como aumentar minha produtividade e melhorar minha gestão de tempo?

Quando você se senta para executar as suas atividades diárias, é difícil se concentrar?

Durante o dia você fica com a sensação de que tem ainda muitas tarefas e que elas nunca vão acabar?

Você tem dificuldade para cumprir com prazo de entrega das suas demandas?

Para a maioria das pessoas a resposta de pelo menos duas dessas perguntas é ‘sim’! E também era para um Italiano chamado Francesco Cirillo. Vivendo dias de procrastinação e falta de produtividade nos seus primeiros anos de faculdade, ele desenvolveu uma técnica chamada de Pomodoro.

Curiosidade: Esse nome vem devido ao instrumento que Francesco Cirillo utilizava para medir seu tempo. Um cronômetro de cozinha em formato de tomate, pomodoro em italiano.

A Técnica Pomodoro busca a junção do gerenciamento do tempo a fim de que esse seja mais produtivo. O objetivo é que você consiga desenvolver as suas tarefas com mais prazer e ficando menos cansado.

Mas afinal, como aplicar essa técnica?

1) Faça listas com todas as suas atividades

Para iniciar o uso dessa técnica, existem dois pontos principais: diminuir as preocupações e direcionar os esforços. Por isso, duas listas diferentes devem ser feitas.

A primeira delas consiste em elencar todas as atividades que você tem para fazer, desde pagar as contas e responder e-mails, até entregas mais complexas. Nessa lista deve estar todas as suas demandas que você já conhece, sejam elas para hoje ou para daqui um mês.

A segunda consiste em pegar as atividades que você deve fazer hoje da primeira lista. Ou seja, depois de elencar tudo aquilo que você precisa desenvolver, passe a concentrar os seus esforços naquilo que é para hoje, colocando em ordem de execução.

2) Gerencie o seu tempo de foco

Para o foco total no desenvolvimento das atividades, a Técnica Pomodoro consiste em combinar tempos de alta produtividade com descanso. Para isso, você deve passar 25 minutos (chamado de tempo Pomodori) focando inteiramente no desenvolvimento da tarefa. Depois, você passa 5 minutos fazendo atividades que não exijam muito esforço e que te tragam prazer. Seja tomar um café, mexer em redes sociais ou até mesmo não fazer nada!

É importante ressaltar que o tempo de foco e de descanso podem ser alterados de acordo com a sua necessidade. Há quem funcione melhor dividindo em 50 minutos e 10 minutos ou em qualquer outra combinação.

Um ponto muito fundamental também é o fato de que depois de estipular os tempos, é muito importante segui-los. Ou seja, mesmo que termine uma tarefa antes aproveite o período restante para revisa-la. Caso você queira passar mais tempo em suas redes sociais, tenha autocontrole e volte para o tempo de foco.

3) Faça pausa maiores no 4º Pomodoro

Depois de 3 ciclos completos de Pomodori, faça pausas um pouco maiores. Isso leva o seu cérebro a um descanso mais profundo, fazendo com que no tempo de foco não seja difícil de atingir um pico maior de produtividade. Ou seja:

1º Pomodori (25 minutos de foco) -> 5 minutos de descanso.
2º Pomodori (25 minutos de foco) -> 5 minutos de descanso.
3º Pomodori (25 minutos de foco) -> 5 minutos de descanso.
4º Pomodori (25 minutos de foco) -> de 15 a 30 minutos de descanso.

Uma boa dica para controlar o tempo é um aplicativo chamado de “Focus Keeper – Time Management”.

Se você ainda tem dúvida de como aplicar, separamos um exemplo:

Um trabalho da faculdade vai demorar 3 horas pra ser executado, ou seja, 180 minutos. Mas ele pode ser dividido em três partes:
1ª Ler e pesquisar sobre o assunto (50 minutos);
2ª Elaborar trabalho escrito (100 minutos);
3ª Montar apresentação (50 minutos).

A primeira fase será feita em dois Pomodoris de 25 minutos com intervalo de 5 entre eles. Metade da segunda etapa também vai ser assim. Porém, no meio dela acontecerá um intervalo maior, para descansar a mente e o corpo, retomando com mais facilidade ao foco total. E ao fim dessa pausa maior, a segunda metade da Elaboração do Trabalho Escrito e a Montagem da Apresentação, acontecerão 4 Pomodoris.

Ao final de todo o trabalho da faculdade, mais um intervalo de 30 minutos caso você continue fazendo mais atividades após.

Bora executar:

1. Faça uma lista com todas as tarefas que você tem que executar;
2. Retire dessa lista apenas as tarefas de hoje;
3. Estipule em quantos Pomodoris você irá utilizar para realiza-la;
4. Siga o tempo estipulado para os Pomodoris.

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