7 dicas para otimização de tempo

Descubra hacks para ter o principal ativo que nem a pessoa mais rica do mundo pode comprar: o próprio tempo. 

Algo comum entre as pessoas que se dedicam a sua vida profissional é como executar mais tarefas em menos tempo. É evidente que todos temos as mesmas 24 horas do dia, correto? O que nos difere uns dos outros é como elas são utilizadas. Por isso, a otimização de tempo é um conceito muito difundido e precisa de atenção.

No documentário do Bill Gates na Netflix  todos ressaltam a pontualidade que ele tem com as tarefas do seu dia. Segundo ele, o único ativo que ele não consegue comprar é o tempo, visto que a cada dia que se inicia todos nós temos a mesma quantidade. Mas será que apenas pontualidade resolve? A resposta é não! 

Por isso, aqui vão 7 dicas práticas para você fazer as suas tarefas otimizando o tempo e entregando muito mais resultados. Neste texto você irá encontrar:

1 – Objetivos semanais 

Por que objetivos semanais me dariam otimização de tempo? 

É simples! Quem tem clareza do que precisa entregar consegue traçar um passo a passo focado só em atividades que são importantes de serem feitas. Não lidar com isso fará você, sem dúvidas, ficar perdido e quem fica perdido perde tempo, não é mesmo? 

Além disso, você pode utilizar metas que te tornem mais produtivo. Por exemplo, existe uma atividade que você está enrolando há semanas para entregar. Coloque como objetivo da semana, assim a probabilidade de você não se cobrar e de não fazer se torna muito pequena. 

Dessa forma, visualizando a semana você conseguirá dividir tudo que precisa ser feito ao longo dos dias em pequenas tarefas diárias, que não irão te tomar muito tempo e somadas farão você chegar ao propósito. 

2 – To do list com horários definidos 

Definidos os objetivos, para manter a otimização de tempo acontecendo, precisamos planejar nossos dias. A ferramenta to do list consiste em listar todas as tarefas que precisam ser realizadas naquele dia. 

O maior erro das pessoas é apenas listar e isso não é suficiente. Precisamos colocar, além da data, o horário que será feito, para que seja registrado na nossa mente que aquilo é um compromisso que tem hora definida. Consequentemente, se tem hora para começar, deve ter tempo para terminar, pois você não vai ficar em uma única tarefa o dia todo e precisa marcar horário para a próxima.

Para rastrear a sua produtividade, comece a monitorar quanto tempo você demora para determinadas tarefas, principalmente as fixas, pois assim você conseguirá visualizar em qual horário é melhor de ser feita.  É importante também variar o período testando em um dia de manhã, no outro a tarde e ver em qual você levou menos tempo. 

3 – Faça Sprint de tempos 

Ninguém consegue estar 100% focado o dia todo, posso te afirmar com absoluta certeza. O que temos são intervalos diferentes que conseguimos executar a tarefa. Por isso, para sua otimização de tempo, esteja ciente de quanto tempo você consegue ficar em atenção máxima na atividade. 

Uma técnica muito interessante é o pomodoro. Nela você estabelece um tempo exato em que você irá focar e coloca um despertador para te sinalizar quando ele se esgotar. Assim você se dedica inteiramente e tem uma facilidade maior em eliminar possíveis distrações.

4 – Evite interrupções nas atividades

Quem nunca tava muito focado e parou para fazer uma coisa sem sentido? É comum isso acontecer, principalmente na era digital e na velocidade que queremos as coisas prontas, como se tudo fosse urgente o tempo todo. Mas precisamos ter atenção nesse ponto, pois olhar o celular o tempo todo, ou navegar em redes sociais rapidinho no meio de uma atividade pode tomar muito tempo. 

Por isso, enquanto executa uma tarefa elimine distrações: 

  • Coloque o celular no modo “não perturbe” (ele só irá te notificar se for ligações);
  •  Tenha sempre uma garrafinha de água na sua mesa para caso sinta sede ( ela pode até servir de estímulo, “só levanto quanto essa garrafinha acabar”); 
  • Use fones de ouvido para evitar ruídos que possam tirar sua concentração, por exemplo. 

Caso ache necessário faça uma listinha de tudo aquilo que pode te interromper, mas é importante como, por exemplo, responder o Whatsapp de um cliente, ler sua caixa de emails, tirar uma dúvida, falar com um liderado e estabeleça tempo e horário para isso, assim você será mais efetivo nas suas ações e conseguirá a otimização do tempo. 

5 – Faça negociação de tarefas  

Quando planejamos os objetivos da semana, sabemos mais ou menos em qual dia teremos uma tarefa importante para entregar, certo?  Contudo, nem sempre estamos no melhor dia para executá-la. Por isso é importante ter um panorama geral da semana para conseguir trocar tarefas importantes e não deixar de cumprir com as suas entregas. 

Vejamos a seguinte situação: temos um evento para realizar. Você começou a planejar o evento e definiu que deveria visitar alguns locais no dia 3 e ligar para alguns fornecedores para sondar preços no dia 5. Contudo, no dia 3 estava chovendo muito o que iria dificultar a sua locomoção e demandaria mais tempo, então você negocia uma tarefa com a outra, pois elas não interferem tanto no seu planejamento. 

Um ponto importante é caso você negocie essa tarefa uma vez não faça mais nenhuma negociação com ela, porque você pode acabar entrando em movimento de procrastinação. Isso é muito comum, visto que as tarefas que as pessoas mais negociam são aquelas que não gostam tanto de fazer. 

6- Tenha um backlog

Basicamente backlog é uma lista de espera, então pensa comigo: aquela reunião que você pensou que iria durar cerca de 1h, durou apenas 40 minutos, ou seja, você tem um tempinho até a próxima atividade, certo? Se você possui uma lista de coisas que você não reservou um tempo específico para elas mas, por ventura, esse tempo surgiu, não deixe de aproveitar! 

Olhando para este aspecto, é preciso considerar também algumas atividades que sejam de descanso no seu backlog, por exemplo, aquela série de 20 minutinhos que relaxa sua mente pode te ajudar a voltar para o foco das suas ações mais ligado e, consequentemente, produzindo mais. 

7 – Estabeleça o seu Big Win 

Ouvi este conceito por um escritor e mentor chamado Joel Jota que é chamado de Big Win (grande vitória). Basicamente, ao elaborar um to do list  você deverá determinar qual a ação que não pode deixar de acontecer naquele dia e que é a mais importante. 

Para alinhar as estratégias é ideal que você estipule esta tarefa no seu horário mais produtivo, visto que ela demandará maior nível de esforço e entrega da sua parte. Assim você conseguirá realizá-la em menos tempo, atingindo a otimização de tempo. 

Se mesmo após essas dicas você não conseguir a tão desejada otimização de tempo, a tendência é que o problema não esteja no tempo e sim na sua produtividade. Mas não se preocupe o FaçaAgora! não vai te deixar na mão!

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