Outsourcing: utilize essa estratégia para otimizar o tempo do RH
Entenda o que é esse serviço e como ele pode ajudar a sua equipe de RH a ganhar mais tempo e produtividade
Segundo o estudo realizado pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), 80% das empresas brasileiras utilizam o outsourcing em algum setor ou atividade.
Neste texto, explicaremos para você o que é esse tipo de serviço, quais atividades estão incluídas e como o FaçaAgora! pode te ajudar a ter um setor de RH mais ágil e focado na obtenção de resultados.
- O que é outsourcing?
- Quais os serviços que estão incluídos no outsourcing de RH?
- Quais as vantagens de investir em outsourcing para RH?
- Qual a diferença entre outsourcing e terceirização?
- Como o outsourcing pode otimizar o tempo do RH?
- Quando investir no Outsourcing?
- Como é o serviço de outsourcing do FaçaAgora!?
- #BoraOtimizar?
Você já parou para pensar em como o RH pode auxiliar no desenvolvimento dos colaboradores? Leia este outro post em nosso blog para entender como deve ser a atuação desse setor.
1. O que é outsourcing?
O outsourcing, também conhecido como terceirização, é uma estratégia em que uma empresa contrata outra organização para realizar atividades específicas ou processos de negócio que não precisam ser geridos internamente.
Em vez da sua empresa alocar recursos e mão de obra para executar essas funções, você pode transferir essas tarefas para uma prestadora de serviços especializada, liberando o tempo e recursos internos para focar em atividades mais estratégicas e core business.
Em geral, o outsourcing pode abranger uma série de funções e setores, como tecnologia da informação, contabilidade, logística e de recursos humanos. Quando falamos de terceirização de RH, especificamente, estamos referindo atividades como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, mas falaremos melhor sobre isso em outro tópico.
A tendência é que esse mercado ainda cresça bastante, pois segundo o relatório da consultoria Coherent Market Insights, é esperado que a área tenha um crescimento anual de 11,7% do período entre 2023 e 2030.
2. Quais os serviços que estão incluídos no outsourcing de RH?
Dentro do outsourcing de RH, é possível delegar diversos serviços que, apesar de fundamentais para o bom funcionamento da sua empresa, não necessitam de uma gestão interna direta. Veja a seguir quais são os serviços mais comuns de RH que são terceirizados.
Recrutamento e seleção
Esse serviço inclui todo o processo de recrutamento, desde a triagem de currículos até a condução de entrevistas e avaliação de candidatos. As empresas especializadas têm acesso a ferramentas avançadas e profissionais capacitados que agilizam e qualificam o processo, permitindo que a organização contrate melhores talentos sem precisar alocar a sua própria equipe para isso.
Gestão de folha de pagamento
A folha de pagamento envolve cálculos complexos, acompanhamento de encargos trabalhistas, impostos e outras obrigações legais. No outsourcing, uma empresa terceirizada assume a gestão desse processo, garantindo que tudo seja feito corretamente e dentro dos prazos legais.
Administração de benefícios
Esse serviço abrange a gestão de benefícios como plano de saúde, vale-alimentação, vale-transporte, entre outros. Aqui, a empresa de outsourcing gerencia a negociação com fornecedores e o acompanhamento dos benefícios ofertados aos colaboradores, além de também cuidar da comunicação entre empresa e profissionais sobre esse assunto.
Treinamento e desenvolvimento
A terceirização ainda pode incluir a identificação de necessidades de treinamento, a elaboração de programas de desenvolvimento e a execução de atividades de capacitação.
As empresas especializadas em outsourcing de RH conseguem dar treinamentos mais atualizados e personalizados, além de contar com especialistas em diversas áreas, o que amplia as oportunidades de crescimento dos colaboradores.
3. Quais as vantagens de investir em outsourcing para RH?
Acredite, investir no serviço de outsourcing para o seu time de RH dará diversas vantagens que impactam positivamente a qualidade dos processos, a satisfação dos colaboradores e o desempenho geral da empresa. Veja algumas dessas vantagens a seguir.
Redução de custos operacionais
Por meio do outsourcing, é possível diminuir os custos operacionais ao eliminar a necessidade de investir estruturas, ferramentas e equipes internas para realizar tarefas específicas.
As organizações de terceirização de RH conseguem diluir esses custos, dando serviço de alta qualidade é um valor competitivo, o que reduz despesas diretas e indiretas da organização.
Acesso a tecnologias avançadas
Empresas especializadas em outsourcing de RH geralmente utilizam softwares modernos e soluções tecnológicas para gerenciar processos de forma eficiente e com uma menor margem de erro.
Dessa forma, contratar esses serviços permite que a empresa aproveite dessas tecnologias sem precisar investir diretamente nelas, ou em manutenção e treinamento de pessoal para operá-las.
Ganho de expertise e conhecimento especializado
Você também terá acesso a equipes exatamente qualificadas e atualizadas sobre as melhores práticas, metodologias e legislação trabalhista. Isso elevará o padrão dos processos de RH da sua empresa, pois as terceirizadas dispõem de especialistas em áreas específicas, como recrutamento, gestão de benefícios e folhas de pagamento.
Assim, é garantido um trabalho mais preciso e alinhado com as exigências legais e melhores práticas do mercado.
Redução de riscos e conformidade legal
As empresas de outsourcing se mantêm atualizadas em relação às mudanças nas leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais, o que reduz o risco de problemas legais.
Com suporte de especialistas que acompanha as regulamentações vigentes, a empresa evita sanções e multas decorrentes de não conformidades, além de ter mais segurança nas auditorias trabalhistas e fiscais.
Melhoria da qualidade dos processos de RH
Ao contratar uma terceirizada, a sua equipe interna de RH se beneficia de processos mais padronizados e documentados, que aumentam a precisão e a confiabilidade das tarefas.
As equipes de outsourcing têm experiência em aplicar processos estruturados e metodologias testadas, resultando em uma qualidade consistente na execução de tarefas e no atendimento aos colaboradores.
4. Qual a diferença entre outsourcing e terceirização?
Apesar do outsourcing e da terceirização serem utilizados como sinônimos, existem algumas diferenças importantes sobre esses serviços e como cada um deles pode beneficiar a sua empresa.
A terceirização se refere ao processo de contratar uma empresa externa para realizar atividades específicas que não fazem parte do core business da organização.
Em muitos casos, esse serviço é usado para funções operacionais e de suporte, como limpeza, segurança e serviços administrativos, tendo objetivo de reduzir custos e focar nos processos principais da empresa.
Já no outsourcing, apesar de ser considerado uma forma de terceirização, é um conceito mais amplo e estratégico. Esse termo é mais utilizado para descrever parcerias em áreas que envolvem o grau maior de especialização e valor agregado.
Ao contrário da terceirização, está tradicionalmente associada a funções mais complexas que podem impactar diretamente a performance e a estratégia da empresa.
Para ficar mais fácil confira o resumo dessas diferenças na tabela abaixo:
Aspectos | Terceirização | Outsourcing |
Objetivo | Redução de custos operacionais | Melhoria de eficiência e especialização |
Foco | Atividades operacionais e de suporte | Atividades estratégicas e complexas |
Impacto | Indireto no core business | Direto na performance e estratégia |
Exemplos | Segurança, limpeza, portaria | RH, TI, marketing, contabilidade |
Você está satisfeito com as lideranças que você tem sua empresa? Confira este post em nosso blog e aprenda a como desenvolver líderes alinhados com os objetivos do seu negócio!
5. Como o outsourcing pode otimizar o tempo do RH?
Além dos benefícios que já falamos anteriormente, o outsourcing otimiza consideravelmente o tempo da sua equipe de RH ao transferir atividades operacionais repetitivas para uma empresa especializada, permitindo que o seu time interno foque em questões estratégicas e de alto impacto.
Vamos ver como essa otimização acontece em diferentes áreas?
Alívio de tarefas operacionais
Atividades como recrutamento e seleção, gestão de folha de pagamento, administração de benefícios e gestão de compliance demandam muito tempo e atenção, além de serem processos minuciosos que exigem grande precisão.
Com o outsourcing, esses processos são executados por profissionais especializados, o que não só reduz erros como também garante o cumprimento de prazos e requisitos legais.
O RH interno, por sua vez, é liberado dessas atividades, ganhando tempo para se dedicar a projetos que agregam valor estratégico, como desenvolvimento de liderança e retenção de talentos.
Acesso a ferramentas tecnológicas
As empresas de outsourcing de RH costumam investir em softwares de automação e sistemas de gestão de pessoal, que agilizam processos como cálculo de folha de pagamento, acompanhamento de benefícios e até integração de novos colaboradores.
O uso dessas ferramentas reduz o tempo necessário para realizar tarefas e também aumenta a eficiência para RH, que pode acessar relatórios e dados atualizados sem precisar gerar essas informações manualmente.
Simplificação do recrutamento e integração
O recrutamento e a integração de novos colaboradores são processos que consomem muitos recursos de RH. Por meio desse serviço, a triagem de currículos, condução de entrevistas e o onboarding são realizados por uma equipe terceirizada, que já conta com métodos otimizados e experiência na execução rápida e eficaz dessas atividades.
Esse suporte, além de economizar tempo, melhora a experiência dos candidatos e dos novos colaboradores, já que o processo se torna mais fluido e eficiente.
Otimização na gestão de documentação e compliance
A gestão de documentos e o cumprimento das exigências legais são aspectos trabalhosos do RH, porém as empresas de outsourcing encontram com profissionais especializados que mantém a documentação dos colaboradores atualizada e cumprem as obrigações fiscais e regulatórias, além de monitorar mudanças na legislação.
Esse suporte garante que o RH interno e não precise acompanhar constantemente os detalhes burocráticos e possa dedicar mais atenção a projetos e melhorias internas.
Atendimento e suporte aos colaboradores
Questões cotidianas dos colaboradores, como dúvidas sobre folha de pagamento, benefícios e procedimentos internos podem consumir uma grande parte do tempo do RH.
Muitas empresas oferecem centrais de atendimento para essas demandas, atendendo diretamente os funcionários e resolvendo suas questões de maneira rápida e organizada.
Redução de retrabalho e erros
Ao transferir tarefas para uma equipe especializada, o risco de erros é reduzido, o que evita retrabalhos e gastos de tempo com correções. O outsourcing também garante que cada processo seja seguido de acordo com práticas testadas e metodologias padronizadas, o que reduz as chances de falhas e contribui para uma execução mais ágil e eficiente.
6. Quando investir no Outsourcing?
Investir no outsourcing de RH é uma estratégia altamente vantajosa em momentos específicos do ciclo de crescimento da empresa ou situações que demandam mais especialização. Se você está em dúvida se esse é o momento certo para adotar esse serviço, preste atenção nesses sinais.
Expansão da empresa ou aumento no volume de contratações
Quando uma empresa está em expansão ou aumentando significativamente o número de contratações, o RH pode ficar sobrecarregado com tarefas operacionais como recrutamento, integração e gestão de pessoal.
Aqui, o outsourcing pode ajudar a lidar com essa demanda, permitindo que o time interno mantenha o foco nas necessidades estratégicas da expansão, como cultura organizacional e desenvolvimento de lideranças.
Necessidade de especialização em processos específicos
Em determinados momentos, o RH precisa lidar com processos complexos que exigem conhecimento especializado, como gestão de folha de pagamento, conformidade com leis trabalhistas e administração de benefícios.
A terceirização permite o uso de especialistas para essas tarefas, garantindo que os processos sejam realizados com precisão e atualizados conforme a legislação vigente, o que reduz os riscos legais e operacionais.
Busca por redução de custos
Quando o objetivo é reduzir custos operacionais sem comprometer a qualidade dos processos, o outsourcing pode agir como uma alternativa estratégica. Contratando uma empresa especializada, é possível economizar com infraestrutura, treinamentos e ferramentas que seriam necessárias para manter as atividades internamente.
Isso torna especialmente relevante para pequenas e médias empresas ou startups que podem não ter orçamento para manter uma equipe de RH completa e especializada.
Falta de recursos para implementação de tecnologias de RH
Empresas de outsourcing de RH costumam dispor de tecnologias avançadas, como sistema de gestão, ferramentas de automação de folha de pagamento e plataformas de recrutamento e seleção.
Se a empresa está com dificuldades para investir em tecnologia, então contratar esse serviço pode proporcionar o acesso a essas ferramentas sem a necessidade de investimento direto.
Segundo o estudo Global Talent Trends, apenas 3 em cada 10 profissionais brasileiros consideram que os seus ambientes de trabalho são inclusivos. Se você quer mudar essa realidade em sua empresa, confira esse post em nosso blog no qual falamos sobre o papel do time de RH para promover a diversidade e inclusão no ambiente de trabalho.
7. Como é o serviço de outsourcing do FaçaAgora!?
O FaçaAgora! oferta o serviço de aceleração de RH, que justamente foca na aceleração do departamento de Recursos Humanos das empresas por meio de uma abordagem estratégica e baseada em indicadores, visando impactar diretamente o lucro e a satisfação dos colaboradores da empresa.
Nossa atuação é feita por meio de uma equipe especializada que já auxiliou mais de 200 empresas de diferentes segmentos e regiões do país por meio da oferta de soluções em gestão de pessoas para fortalecer a cultura organizacional e promover o crescimento sustentável.
Trabalhamos para implementar práticas que a linha o RH aos objetivos globais da empresa. A nossa gestão estratégica inclui:
- Fortalecimento da cultura organizacional: alinhamento de valores e práticas para reforçar a identidade da empresa e integrar melhor os colaboradores ao propósito organizacional;
- Gestão de desempenho e People Analytics: monitoramos o desempenho dos times com o uso de dados, coletando percepções sobre produtividade, potencial de liderança e área de melhoria;
- Formação e aceleração de liderança: desenvolvemos as lideranças de maneira contínua, preparando os gestores para atuar de maneira eficiente em contextos diversos e com foco em resultados;
- Engajamento e retenção de talentos: implementamos práticas para levar o engajamento dos colaboradores e reduzir a rotatividade com foco na retenção de talentos-chave;
- Gestão de Processos indicadores estratégicos: utilização de KPIs específicos que permitem acompanhar a performance do RH e seu impacto no negócio, criando uma cultura de melhoria contínua.
8. #BoraOtimizar?
E então, aprendeu que é outsourcing e como esse tipo de serviço pode ajudar o seu time de RH a ter mais produtivo, estratégico e orientado para resultados?
Com a ajuda do Faça Agora!, você terá um auxílio altamente especializado para lhe ajudar a tomar decisões baseadas em dados concretos e, ao mesmo tempo, oferecer soluções personalizadas conforme a necessidade e objetivos da sua própria instituição.
Fale com um de nossos especialistas, e juntos, vamos executar estratégias para formar um RH de alto nível!
