Passo a passo para um processo de admissão rápido e eficiente

Aprenda a como fazer um processo de admissão de novos colaboradores

Se você quer garantir que o novo colaborador seja integrado corretamente à empresa e se adapte corretamente aos seus processos e cultura, é importante investir em fazer um processo de admissão bem feito.

Neste texto, daremos 10 passos importantes para conduzir um processo de admissão rápido e eficiente, o que beneficia tanto a empresa quanto o novo talento da organização.

Documentação prévia
Envio de contrato
Cadastro em sistemas de RH
Agendamento de exames admissionais
Orientações iniciais claras
Preparação antecipada do material de trabalho
Onboarding
Facilitação ao acesso de benefícios
Definição de responsável pela recepção
Feedback rápido sobre a documentação e exames
Como o FaçaAgora! pode te ajudar a ter um processo de admissão de alta performance?

Seu time trabalha em regime home office? Então confira as nossas dicas de como potencializar os seus resultados neste modelo de trabalho!

1. Documentação prévia

A etapa de documentação prévia no processo de admissão é uma das primeiras ações que ocorrem depois que o candidato é aprovado.

Nessa fase, o colaborador precisa enviar uma série de documentos importantes, como RG, CPF, comprovante de residência, carteira de trabalho e outros que possam ser exigidos conforme a empresa ou a legislação.

Esse passo é indispensável para formalizar a contratação e garantir que tudo esteja em ordem para o início das atividades.

Para tornar essa etapa mais ágil e eficiente, algumas estratégias ajudam bastante:

Solicite todos os documentos de uma vez: envie uma lista clara e objetiva logo após a aprovação, evitando idas e vindas desnecessárias.
Use plataformas digitais para envio: isso elimina a necessidade de cópias físicas e facilita a organização, garantindo que tudo fique armazenado de forma segura.
Automatize o processo de conferência: ferramentas de gestão de documentos ajudam a validar e armazenar os arquivos de forma rápida e eficiente.
Envie lembretes automáticos: um simples e-mail ou mensagem pode acelerar a entrega da documentação e evitar atrasos.
Ofereça suporte ao colaborador: nem todo mundo sabe exatamente quais documentos precisa enviar. Ter um canal de atendimento para tirar dúvidas pode agilizar o processo.

2. Envio de contrato

A etapa de envio do contrato no processo de admissão é quando a empresa formaliza a contratação do novo colaborador.

Depois que toda a documentação foi entregue e validada, o RH gera o contrato com as informações sobre cargo, salário, benefícios e outras condições de trabalho.

Esse documento precisa ser lido, assinado e devolvido antes que o profissional possa começar oficialmente na empresa.

Para tornar essa etapa mais ágil e eficiente, algumas dicas podem ajudar:

Use assinatura digital: ferramentas como DocuSign ou Adobe Sign permitem que o colaborador assine o contrato de qualquer lugar, sem precisar imprimir, assinar à mão e escanear depois;
Envie um resumo do contrato: muitas vezes, o colaborador demora para assinar porque tem dúvidas. Um resumo com os principais pontos pode facilitar o entendimento e acelerar a assinatura;
Automatize o envio e acompanhamento: utilize plataformas de gestão de documentos para acompanhar quem já assinou e enviar lembretes automáticos para quem ainda não concluiu a etapa;
Garanta que o contrato esteja claro: evite termos muito complexos e revise o documento para que ele seja direto e fácil de entender;
Mantenha um canal de suporte: esteja disponível para esclarecer dúvidas rapidamente, seja por e-mail, WhatsApp ou outra ferramenta de comunicação interna.

3. Cadastro em sistemas de RH

A etapa de cadastro em sistemas de RH é quando todas as informações do novo colaborador são registradas nas plataformas internas da empresa.

Isso inclui dados pessoais, documentos, cargo, salário, benefícios e qualquer outra informação relevante para a gestão de pessoas.

Esse cadastro é importante para que o colaborador tenha acesso à folha de pagamento, benefícios, ponto eletrônico e outras funcionalidades do dia a dia.

Embora pareça uma simples formalidade, essa etapa pode ser demorada se for feita de forma manual ou desorganizada. Para garantir que tudo aconteça sem atrasos, algumas estratégias ajudam a tornar o processo mais ágil:

Automatize o preenchimento de informações: sempre que possível, aproveite os dados enviados pelo colaborador na fase anterior para evitar digitação manual;
Crie formulários padronizados: se o cadastro precisar de informações adicionais, disponibilize formulários simples e objetivos para facilitar o preenchimento;
Garanta que o colaborador revise os dados: um erro no cadastro pode causar problemas futuros, como falhas no pagamento. peça ao novo colaborador para conferir as informações antes da finalização;
Agende um check-up final antes da ativação: antes de liberar o acesso aos sistemas, faça uma última verificação para garantir que tudo foi preenchido corretamente.

4. Agendamento de exames admissionais

A etapa de agendamento dos exames admissionais é uma das últimas antes do novo colaborador começar a trabalhar.

Esse exame médico é obrigatório e serve para avaliar se a pessoa está apta para exercer a função sem riscos à saúde.

Normalmente, ele inclui testes básicos, como aferição de pressão, exames clínicos e, dependendo da função, exames mais específicos, como audiometria ou teste de esforço.

O RH é responsável por indicar a clínica credenciada e orientar o colaborador sobre data, horário e documentos necessários.

Mas essa fase pode gerar atrasos se não for bem organizada, impactando o início do trabalho. Para tornar tudo mais rápido e eficiente, algumas estratégias são indispensáveis:

Tenha parcerias com clínicas de atendimento rápido: escolha prestadores que ofereçam horários flexíveis e agendamentos online para facilitar a marcação.
Agende o exame assim que o candidato for aprovado: não espere a última hora, pois algumas clínicas têm alta demanda e podem demorar para disponibilizar horários.
Envie lembretes automáticos: mensagens por e-mail ou WhatsApp ajudam o colaborador a não esquecer do exame e comparecer no dia e horário certo.
Oriente sobre documentos e jejum, se necessário: evite que a pessoa tenha que reagendar por falta de informação.

Acompanhe o resultado junto à clínica: algumas empresas só liberam o início do trabalho após o laudo médico. Ter um canal direto com a clínica agiliza essa liberação.

Um processo de admissão eficiente só é possível após um recrutamento feito de forma estratégica. Aprenda a como fazer isso baixando o nosso e-book “Checklist Recrutamento Estratégico”. Clique no banner abaixo para baixar!

5. Orientações iniciais claras

Depois de passar por toda a parte burocrática, é comum que ele ainda tenha dúvidas sobre horários, uniforme, acesso aos sistemas, quem procurar para resolver problemas e até mesmo sobre a cultura da empresa.

Se essa fase não for bem feita, o colaborador pode se sentir perdido, o que impacta na adaptação e na produtividade logo de cara. Para evitar isso, algumas estratégias ajudam a tornar essa etapa mais ágil e eficiente:

Crie um guia de boas-vindas: um documento simples com informações sobre a empresa, horários, benefícios e principais contatos já resolve grande parte das dúvidas iniciais.
Use vídeos curtos e objetivos: explicar processos básicos em vídeo é uma forma mais dinâmica e fácil de absorver informações.
Envie um e-mail ou mensagem antes do primeiro dia: um lembrete com detalhes sobre horário de chegada, quem receberá o colaborador e o que levar evita insegurança.
Defina um ponto de contato: ter alguém responsável para responder dúvidas nos primeiros dias ajuda na adaptação e reduz a sobrecarga do RH.
Automatize essa comunicação: usar plataformas que disparam mensagens automáticas com informações importantes economiza tempo e padroniza a orientação.

6. Preparação antecipada do material de trabalho

A etapa de preparação antecipada do material de trabalho é indispensável para que o novo colaborador tenha tudo o que precisa desde o primeiro dia.

Isso inclui equipamentos como computador, celular corporativo, crachá, uniforme (se houver), acesso aos sistemas e até mesmo um espaço de trabalho pronto.

Se essa parte for deixada para a última hora, o profissional pode começar sem as ferramentas necessárias, atrasando sua adaptação e produtividade.

Para evitar contratempos e garantir que tudo esteja pronto antes da chegada do novo colaborador, algumas estratégias ajudam a tornar essa etapa mais ágil e eficiente:

Crie um checklist de materiais: liste tudo o que cada cargo precisa e padronize o processo para evitar esquecimentos;
Inicie a preparação assim que a admissão for confirmada: não espere o primeiro dia para providenciar acessos ou separar equipamentos;
Automatize a solicitação de materiais: use sistemas integrados para que o RH possa acionar TI, Facilities e outros setores responsáveis com antecedência;
Teste tudo antes do primeiro dia: computador formatado, e-mail criado e permissões configuradas evitam dores de cabeça logo na chegada;
Organize uma entrega oficial: deixar tudo preparado em um kit de boas-vindas com manual de uso e senhas facilita a adaptação do novo colaborador.

7. Onboarding

A etapa de onboarding é fundamental para que o novo colaborador comece com segurança, clareza e motivação.

Ela vai muito além de uma simples recepção: envolve planejamento, comunicação e integração com o time desde antes do primeiro dia.

Se esse processo for improvisado ou deixado para depois, a pessoa nova pode se sentir perdida, insegura e até frustrada, o que afeta diretamente sua adaptação e performance nos primeiros meses.

Para evitar esse tipo de situação e garantir uma jornada de entrada mais leve e eficiente, algumas ações práticas fazem toda a diferença:

Estruture o processo com antecedência: defina o passo a passo do onboarding e crie um fluxo que funcione para todas as áreas;
Inicie a integração antes do primeiro dia: envie um e-mail de boas-vindas com orientações, cronograma da primeira semana e quem será o ponto de apoio;
Use plataformas de admissão digital: automatize o envio de documentos, colete assinaturas eletrônicas e reduza a burocracia do processo;
Avise e envolva a equipe: informe ao time sobre a chegada da nova pessoa e incentive uma recepção acolhedora;
Crie um roteiro de primeiros dias: organize encontros com diferentes áreas, treinamentos e momentos para tirar dúvidas, dando ritmo e clareza ao início da jornada.

Com um onboarding bem planejado, o novo colaborador já começa sabendo que fez a escolha certa.

8. Facilitação ao acesso de benefícios

A etapa de facilitação ao acesso de benefícios é quando o novo colaborador recebe todas as informações sobre os benefícios oferecidos pela empresa e como usá-los.

Isso inclui vale-alimentação, plano de saúde, vale-transporte, gympass, entre outros. O problema é que, se essa fase for mal organizada, o colaborador pode ficar sem acesso aos benefícios nos primeiros dias, gerando frustração e até impacto financeiro.

Para evitar esse tipo de dor de cabeça e garantir que o colaborador tenha tudo em mãos rapidamente, algumas estratégias ajudam a tornar essa etapa mais ágil e eficiente:

Explique os benefícios antes do primeiro dia: enviar um guia com detalhes sobre os benefícios disponíveis, valores e como ativá-los evita dúvidas iniciais;
Automatize cadastros: sempre que possível, use sistemas integrados para que os dados do colaborador sejam enviados automaticamente para as operadoras de benefícios;
Tenha um prazo claro para ativação: Informe quanto tempo leva para cada benefício estar disponível e oriente o colaborador sobre o que fazer se houver atraso;
Forneça cartões ou acessos digitais antecipadamente: se a empresa oferece vale-alimentação ou transporte, já deixe tudo pronto para entrega no primeiro dia;
Crie um canal exclusivo para dúvidas: um e-mail, WhatsApp ou até um FAQ interno ajudam o colaborador a encontrar informações sem precisar acionar o RH o tempo todo.

Você sabe quanto esse novo colaborador custará para a sua empresa? Saiba a resposta lendo o nosso blogpost em que explicamos como calcular o custo de colaborador e a importância de saber essa informação!

9. Definição de responsável pela recepção

A etapa de definição de responsável pela recepção do novo colaborador pode parecer um detalhe, mas faz toda a diferença na experiência de quem está chegando.

Nada pior do que começar em um novo emprego e não saber para onde ir, quem procurar ou o que fazer.

Ter alguém preparado para recebê-lo torna tudo mais tranquilo e evita aquela sensação de estar “perdido no rolê”.

Esse responsável pode ser alguém do RH, o líder direto ou até um colega da equipe que possa apresentar a empresa e garantir que os primeiros momentos sejam mais acolhedores.

Para que essa etapa seja mais ágil e eficiente, algumas práticas ajudam:

Avise com antecedência quem será o responsável: assim, a pessoa pode se organizar para recepcionar o novo colaborador sem atropelos;
Combine um ponto de encontro e horário exato: isso evita que o novo funcionário fique esperando sem saber para onde ir;
Prepare um roteiro básico de recepção: o responsável pode fazer um tour pela empresa, apresentar colegas e explicar o que será feito no primeiro dia;
Use um sistema de aviso automático: um e-mail ou mensagem programada no dia anterior pode lembrar o responsável sobre a recepção;
Defina um backup: caso o responsável original não possa estar presente, tenha um plano B para que o novo colaborador não fique sem recepção.

10. Feedback rápido sobre a documentação e exames

Essa é uma das etapas mais importantes, pois garante que o novo colaborador não tenha atrasos na sua integração.

Depois que ele entrega a documentação e realiza os exames admissionais, é necessário verificar se tudo está correto e dentro dos requisitos da empresa.

Se algum documento ou exame estiver pendente, é preciso que a pessoa responsável avise rapidamente, para que o colaborador resolva o quanto antes.

Para que essa fase seja eficiente e sem contratempos, aqui vão algumas dicas:

Defina prazos claros: estabeleça um tempo máximo para revisar toda a documentação e exames após o recebimento. Isso evita atrasos desnecessários;
Use uma checklist digital: tenha uma lista com todos os documentos e exames necessários, para facilitar a conferência e evitar esquecer de algo importante;
Comunique de forma objetiva e rápida: se houver algum problema com a documentação ou exames, envie um e-mail ou mensagem com clareza e objetividade, explicando o que está faltando ou o que precisa ser corrigido;
Centralize a comunicação: utilize uma plataforma para registrar as pendências e facilitar o acompanhamento;
Esteja disponível para esclarecer dúvidas: se o colaborador tiver alguma dúvida sobre o que é necessário, esteja pronto para responder de forma rápida e eficiente.

11. Como o FaçaAgora! pode te ajudar a ter um processo de admissão de alta performance?

A admissão de novos colaboradores pode ser um grande desafio se não houver um processo bem estruturado. Mas e se existisse um jeito de tornar tudo mais ágil e sem dor de cabeça?

O FaçaAgora! pode te ajudar nisso!

Nossa equipe especializada em RH já acelerou processos de mais de 200 empresas, garantindo admissões mais rápidas, eficientes e sem burocracia desnecessária. Como?

Automatizando processos: utilizamos ferramentas que reduzem o tempo gasto com conferência de documentos, envio de contratos e integração dos novos colaboradores.
Organizando todas as etapas: criamos um fluxo estruturado de admissão, para que cada fase aconteça no tempo certo, sem atrasos ou retrabalho.
Digitalizando a comunicação: nada de esperar dias por um e-mail ou precisar imprimir documentos. Com soluções digitais, tudo acontece de forma mais rápida e prática.
Facilitando a integração: garantimos que o colaborador receba todas as orientações necessárias desde o primeiro dia, tornando sua adaptação mais fluida e produtiva.
Monitorando indicadores: acompanhamos métricas para identificar gargalos e otimizar continuamente o processo de admissão.

Portanto, agora você já sabe como fazer um processo de admissão rápido e eficiente tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Seguindo os nossos passos, rapidamente o profissional será integrado ao processo da sua organização e, em pouco tempo, trará resultados positivos!

Tão importante quanto adaptar o candidato perfeito é fazer com que ele fique na empresa por muito tempo. Quer aprender como fazer isso? Então baixe o nosso Guia de Retenção de Talentos!