Aprenda a como estruturar o departamento de RH em 10 passos!
Descubra como estruturar um setor de RH eficiente por meio de 10 passos, além de entender a importância de ter essa área em sua organização
Recrutamento eficiente, aumento no engajamento de colaboradores, conformidade com leis trabalhistas… essas são algumas das vantagens que estruturar o departamento de RH em sua empresa pode oferecer.
Criamos esse conteúdo com 10 passos a serem seguidos por quem está construindo esse setor do zero ou quer atualizar os processos que já estão sendo feitos internamente visando uma melhor relação entre organização e times internos.
O que você verá neste post:
1.0 Como estruturar o departamento de RH: siga os nossos passos!
1.2 Passo 2: cultura organizacional
1.3 Passo 3: recrutamento e seleção
1.4 Passo 4: políticas e procedimentos
1.5 Passo 5: sistemas e ferramentas
1.6 Passo 6: treinamento e desenvolvimento
1.7 Passo 7: gestão de desempenho
1.8 Passo 8: compensação e benefícios
1.9 Passo 9: conformidade e relações trabalhistas
1.10 Passo 10: avaliação e melhoria contínua
2.0 Porque as empresas devem ter um setor de RH
3.0 Conte com o FaçaAgora! para te ajudar e estruturar o setor de RH da sua empresa!
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1.0 Como estruturar o departamento de RH: siga os nossos passos!
Estruturar o departamento de RH não é uma tarefa tão rápida e nem uma receita de bolo a ser seguida: cada organização precisa adaptar essa área conforme as suas crenças e valores, tamanho da empresa e necessidades dos colaboradores.
Porém, conseguimos elencar 10 etapas que te ajudarão a elaborar os principais elementos que devem estar presentes nesse setor, dando exemplos e dicas de como concluir cada uma delas.
Vamos lá?
1.1 Passo 1: planejamento
Tudo começa pelo planejamento. Primeiramente, você deve entender as necessidades da sua organização e qual será o papel do departamento de RH para cumpri-las. Se você é uma startup de tecnologia, agilidade poderá ser um requisito, o que requererá uma área de Recursos Humanos com processos mais rápidos.
Depois, é preciso definir os objetivos relacionados a essas necessidades. É muito importante que essas metas estejam alinhadas com os valores, missão e visão da organização, além de serem realistas e terem um prazo para serem cumpridas.
Uma dica para elaborar esses objetivos é utilizar a metodologia SMART, uma ferramenta que auxilia na elaboração de objetivos que sejam:
- Específicos;
- Mensuráveis;
- Alcançáveis;
- Relevantes;
- Temporais.
Alguns exemplos de metas que seguem esses padrões seriam: “aumentar a satisfação dos colaboradores em 20% até o ano que vem” ou “reduzir o tempo médio de contratação da empresa de 60 para 40 dias em até 6 meses”.
1.2 Passo 2: cultura organizacional
O segundo passo é desenvolver a estrutura organizacional do seu time de RH. É preciso definir como o setor será organizado hierarquicamente, determinando quem será encarregado das funções da área, como seleção, treinamento e desenvolvimento, compensação e benefícios, entre outras.
É importante considerar a realidade da sua própria organização na hora de elaborar a estrutura organizacional da sua área. Avalie se é necessário ter um time robusto ou se a equipe disponível dará conta das atividades a serem feitas.
Outra dica é moldar o setor de forma mais flexível, pois dessa forma ele conseguirá se adaptar às mudanças nas demandas do mercado, bem como nas estratégias da empresa sem que isso resulte em uma reestruturação.
1.3 Passo 3: recrutamento e seleção
Uma etapa muito importante ao estruturar o departamento de RH é elaborar uma boa estratégia de recrutamento e seleção. Dessa forma, você agregará aos times profissionais que estejam alinhados com a cultura, valores e competências buscadas pela organização.
Para isso, você deve definir os perfis de cargos com descrições detalhadas para cada função dentro do departamento de RH, tanto para os que já estão ocupados quanto os que devem ser preenchidos em um futuro próximo.
Além disso, também é preciso elaborar um processo de contratação voltado para a aquisição de profissionais qualificados para o setor de RH (servindo de base para a aplicação em aquisições de outras áreas da empresa).
1.4 Passo 4: políticas e procedimentos
A próxima etapa é pensar nas políticas e procedimentos internos relacionados às atividades que serão responsabilidades do seu setor de recursos humanos, como recrutamento, desenvolvimento, treinamento de profissionais, entre outras funções.
É imprescindível que você inclua o seu departamento de RH nesse processo, uma vez que eles contam com a expertise sobre o setor e auxiliarão a como moldar cada um desses processos de maneira eficiente, segundo as necessidades da organização.
Também é nessa etapa que você deverá criar o Manual do Colaborador, um documento que inclui todas as diretrizes e procedimentos que devem ser seguidos por toda a organização, como conduta a ser adotada no local de trabalho e código de ética. Também deve ser adicionada uma introdução à empresa, explicando a sua missão, seus valores e sua história.
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1.5 Passo 5: sistemas e ferramentas
Não tem como pensar em um RH eficiente e bem estruturado sem a adoção de tecnologias que otimizem o seu trabalho. É possível implementá-las de diversas formas, porém falaremos de duas hoje: gestão de desempenho e treinamentos.
Escolha um bom sistema de gestão de RH para lhe auxiliar a definir objetivos, acompanhar o desenvolvimento dos seus colaboradores e realizar avaliações de desempenho de maneira mais eficiente.
Você já ouviu falar nas plataformas de aprendizagem (LMS)? Elas oferecem treinamentos e cursos de desenvolvimento profissional. Você também pode criar esses cursos internamente, focando nas necessidades e lacunas específicas do seu time.
1.6 Passo 6: treinamento e desenvolvimento
E por falar em treinamentos, recomendamos que você separe uma etapa apenas para eles. Aqui, você deve identificar as lacunas de habilidades ou competências que seriam interessantes em ter nos seus colaboradores para ajudar na realização de certas atividades ou aumentar a performance do time.
Depois, escolha instrutores qualificados, que podem ser profissionais internos (ou seja, colaboradores experientes ou que tenham domínio em uma habilidade ou assunto específico) ou externos, como profissionais que atuam realizando consultorias e treinamentos nas áreas em que você planeja desenvolver.
Inclusive, o FaçaAgora! oferece programas de treinamento e desenvolvimento com uma metodologia exclusiva e com foco 100% na prática. Isso significa que tudo o que seus colaboradores aprenderem, eles saberão aplicar no dia a dia da sua organização.
1.7 Passo 7: gestão de desempenho
Uma responsabilidade muito importante de um time de RH é gerir o desempenho dos profissionais (e o deles próprios). Para isso, é preciso criar um sistema de avaliações para medir a performance dos times de maneira efetiva.
O seu sistema de avaliação e desempenho precisa ter critérios baseados em competências, responsabilidades e metas a serem cumpridas. Depois, desenvolva ferramentas e formulários de avaliação para a coleta de feedbacks relacionados a essas competências.
Com base nos resultados encontrados, é preciso adotar uma cultura de feedbacks regulares, além de planos de desenvolvimento para os colaboradores que precisam aprimorar alguns daqueles critérios que você definiu anteriormente.
1.8 Passo 8: compensação e benefícios
As questões relacionadas a salários e benefícios também precisaram ser estruturadas pelo time de RH. Você pode começar desenvolvendo uma estrutura salarial justa e competitiva, conforme as atribuições de cada função e a sua média salarial no mercado.
Além dos salários, também é preciso organizar quais serão os critérios para aumentos salariais, promoções e bônus que serão concedidos aos profissionais. Eles poderão ser baseados em desempenho, habilidades adquiridas, tempo de serviço ou outras competências.
O pacote de benefícios é outro ponto que deve ser resolvido nesta etapa. É importante que ele seja interessante o suficiente para atrair bons profissionais para os seus processos seletivos, além de incentivar a sua retenção na empresa.
1.9 Passo 9: conformidade e relações trabalhistas
Esse é um passo muito importante a ser seguido, pois problemas na sua estruturação podem abrir brechas para problemas jurídicos no futuro, além de afetar negativamente a reputação da sua organização.
Primeiramente, é preciso se assegurar que todas as políticas e práticas adotadas pelo RH estejam conforme a legislação trabalhista local. Aqui, entram cuidados como:
- Se certificar de que os processos seletivos são justos e sem discriminações;
- Elaborar contratos de trabalho que contenham todas as condições e termos do emprego;
- Estabelecer normas claras sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, incluindo horas regulares, horas extras e descanso semanal;
- Ter políticas de férias e licenças que estejam seguindo a legislação;
- Implementar procedimentos e práticas que garantam a saúde e segurança dos profissionais no local de trabalho.
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1.10 Passo 10: avaliação e melhoria contínua
Tenha em mente que a sua estruturação do RH não será algo permanente: mudanças no mercado, diretrizes ou até mesmo redirecionamentos internos podem exigir que o time de Recursos Humanos se adapte para manter a sua competência.
Dessa forma, a nossa última etapa é justamente elaborar estratégias para avaliar e melhorar a área continuamente. Você deve utilizar métricas e KPIs para avaliar a eficácia do departamento, além de coletar feedbacks dos colaboradores de outros setores da empresa e, assim, entender como o setor está sendo percebido pelo restante da organização.
Caso encontre algum problema ou possibilidade de melhoria, faça os ajustes necessários em políticas, procedimentos ou programas visando atender às expectativas que a sua empresa tem para estruturar o departamento de RH focando na alta performance.
2.0 Porque as empresas devem ter um setor de RH
Pode parecer meio suspeito afirmarmos que toda organização precisa de um setor de RH, mas a verdade é que, ao contrário do que muitos pensam, a área vai muito além de fazer contratos e pagar salários: ela é responsável pelo recrutamento e seleção de profissionais, desenvolvimento de colaboradores dentro da empresa, elaboração de estratégias visando a permanência de talentos na organização…
Inclusive, é comum que se confunda o departamento de RH com o Departamento Pessoal, porém o segundo lida com questões mais burocráticas e operacionais, como controle do banco de horas, férias, folha de pagamento etc.
A verdade é que precisaríamos de um texto inteiro apenas para mostrar a vastidão de atividades que são responsabilidades da área de Recursos Humanos!
Segundo a pesquisa HR Trends 2022, 87% das organizações com até 300 profissionais contam com um a seis profissionais de Recursos Humanos. Mas não se engane: as empresas pequenas também são beneficiadas, principalmente se pensarmos que, ao fazer contratações mais eficientes graças ao time de RH, será mais fácil entregar um trabalho de alta performance. Como resultado, a sua empresa crescerá muito mais rápido.
3.0 Conte com o FaçaAgora! para te ajudar a estruturar o setor de RH da sua empresa!
O FaçaAgora! é uma empresa que está há mais de cinco anos no mercado, ajudando organizações de diversos cantos do Brasil a estruturar o departamento de RH, por meio de setores de Recursos Humanos mais acelerados, eficientes e, principalmente, voltados para a execução.
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