13 formas de reduzir o tempo de contratação de novos colaboradores

1. Tenha um time de RH bem dimensionado para a demanda

Ter um time de RH bem dimensionado para a demanda reduz (e muito) o tempo de contratação. Isso acontece porque quando o número de profissionais é compatível com o volume de vagas e processos em andamento, cada etapa flui com mais agilidade e menos gargalos.

Muitas empresas ainda sobrecarregam o RH com tarefas demais, o que atrasa triagens, entrevistas e feedbacks.

Imagine um cenário em que três vagas urgentes precisam ser preenchidas, mas só há uma pessoa no RH cuidando disso e de outras funções como folha de pagamento, clima organizacional e treinamentos. 

É natural que o processo fique mais lento e acabe perdendo bons candidatos para empresas mais ágeis.

Quando o time está no tamanho certo, é possível organizar melhor o fluxo de trabalho e ter gente focada em cada fase do processo. Por exemplo:

• Um analista pode ficar responsável pela triagem de currículos;
• Outro conduz as entrevistas com os candidatos selecionados;
• Um terceiro faz a ponte com os gestores da vaga e organiza as próximas etapas.

Com essa divisão clara, o processo ganha ritmo e consistência.

Além da agilidade no presente, um RH com estrutura consegue se planejar melhor. É possível:

• prever picos de contratação com base no histórico da empresa;
• montar processos seletivos com antecedência;
• e até manter um banco de talentos aquecido para vagas futuras.

2. Elabore um perfil ideal para a vaga

Quando o recrutador não conhece o perfil de profissional que deseja para a vaga, os critérios de avaliação ficam subjetivos. Isso torna a análise dos candidatos, além de demorada, pouco conclusiva.

Defina as competências necessárias para a vaga bem como o nível exigido em cada uma delas, isso trará maior agilidade e assertividade nas etapas iniciais do processo de contratação.

3. Divulgue a vaga de forma estratégica

Um dos erros mais comuns na hora de contratar novos colaboradores acontece logo no início do processo, durante a divulgação da vaga. O posicionamento em canais de comunicação não estratégicos pode atrair candidatos não desejados.

Estude bem o público que deseja atingir e entenda quais são as principais maneiras de se comunicar. Um número elevado de candidatos nem sempre é positivo para o processo de contratação, é importante analisar, também, a qualidade dos inscritos.

4. Organize o processo

Durante o recrutamento existem uma série de atividades-chave a serem desenvolvidas, e organizá-las de forma estratégica é fundamental para que a empresa tenha sucesso na contratação dos novos colaboradores.

Construa um cronograma bem definido das etapas e antecipe toda a documentação necessária para a admissão. Isso dará mais fluidez no desenvolvimento das tarefas, afinal, grande parte dos erros cometidos na contratação advém de um mau planejamento.

5. Reduza o número de etapas desnecessárias

Reduzir o número de etapas desnecessárias no processo seletivo é uma das formas mais diretas de contratar mais rápido. Quanto menos “vai e volta”, entrevistas em excesso e testes pouco relevantes, menor o tempo entre o primeiro contato e a assinatura do contrato. E o melhor: sem perder a qualidade da seleção.

Hoje, muitos processos são longos demais sem necessidade. Para uma vaga júnior, por exemplo, não faz sentido exigir cinco fases, incluindo dinâmica de grupo, case, entrevista com RH, gestor e até CEO. Isso cansa o candidato, gera desistências e atrasa contratações.

Quando o processo é enxuto e bem desenhado, cada etapa tem um objetivo claro. Veja alguns exemplos práticos de como fazer isso:

• Avalie a real necessidade de cada fase: se a triagem já identifica bem os candidatos, talvez não seja preciso aplicar um teste técnico para todos.
• Agrupe etapas quando possível: é possível fazer entrevista com RH e gestor no mesmo dia? Ótimo. Isso economiza tempo para todos.
• Elimine atividades que não avaliam nada concreto: dinâmicas genéricas ou perguntas repetidas em várias fases só ocupam espaço.
• Adapte o processo ao nível da vaga: cargos operacionais pedem agilidade. Já para posições estratégicas, faz mais sentido investir em mais etapas.

Um processo seletivo mais direto não significa menos criterioso. Significa respeitar o tempo do candidato, o da empresa e focar no que realmente importa para a decisão. E quando isso acontece, a contratação chega muito mais rápido.

6. Estabeleça prazos definidos para cada etapa

Quando cada fase tem um limite claro de dias para acontecer, o processo anda. Sem isso, tudo se arrasta: triagens que demoram semanas, entrevistas remarcadas várias vezes, e feedbacks que nunca chegam.

Além disso, os prazos ajudam a alinhar expectativas com o candidato. Ele sabe quando vai receber retorno, quando será a próxima etapa, e isso aumenta o engajamento e reduz desistências.

Veja como aplicar isso na prática:

• Defina um cronograma já no início do processo: por exemplo, uma triagem em até 3 dias após o recebimento do currículo, entrevistas em até 5 dias e feedback final em até 2 dias após a última conversa;
• Comunique esses prazos ao time e aos candidatos: isso cria comprometimento e evita aquela sensação de “cadê o RH?”;
• Use ferramentas para acompanhar os prazos: um simples kanban ou software de recrutamento ajuda a visualizar o que está em andamento e o que está travando;
• Faça reuniões rápidas de alinhamento com os gestores: um atraso na aprovação pode travar tudo. Reuniões curtas ajudam a manter o ritmo.

Com cada etapa tendo um começo, meio e fim bem definidos, a contratação deixa de ser um processo vago e passa a ser uma operação ágil e previsível. Isso economiza tempo, reduz ruídos e melhora a experiência do candidato, e do RH também.

Está tendo problemas na hora de contratar nossos colaboradores? Confira alguns prejuízos que essa falta de assertividade pode causar!