Capa para blogpost sobre como reduzir o tempo de contratação de um novo colaborador

13 formas de reduzir o tempo de contratação de novos colaboradores

Contratar bons profissionais não é caro, mas pode se tornar quando o processo é mal executado

No Brasil, uma vaga leva em torno de 40 dias desde a sua publicação até a contratação, o que pode tornar o processo bastante custoso e cansativo, tanto para a empresa quanto para os candidatos.

Mas será que é possível acelerar o processo de Recrutamento e Seleção sem comprometer a sua efetividade?

Claro! Pensando nisso, falaremos sobre 4 formas de reduzir o tempo de admissão de novos colaboradores:

Prepare o seu café e bora conhecer melhor cada uma delas!

  1. Tenha um time de RH bem dimensionado para a demanda
  2. Elabore um perfil ideal para a vaga
  3. Divulgue a vaga de forma estratégica
  4. Organize o processo
  5. Reduza o número de etapas desnecessárias
  6. Estabeleça prazos definidos para cada etapa
  7. Implemente um processo de triagem ágil
  8. Utilize testes e avaliações on-line
  9. Automatize tarefas repetitivas com tecnologia de RH
  10. Faça entrevistas por vídeo no início do processo
  11. Capacite os gestores para entrevistas objetivas
  12. Crie um banco de dados para os potenciais candidatos
  13. Construa parcerias com consultorias de recrutamento
  14. Quer ficar por dentro das principais tendências e práticas do mercado?

 

Está tendo problemas na hora de contratar novos colaboradores? Então confira este outro post em nosso blog no qual explicamos alguns erros que você pode estar cometendo em seus processos seletivos!

1. Tenha um time de RH bem dimensionado para a demanda

Ter um time de RH bem dimensionado para a demanda reduz (e muito) o tempo de contratação. Isso acontece porque quando o número de profissionais é compatível com o volume de vagas e processos em andamento, cada etapa flui com mais agilidade e menos gargalos.

Muitas empresas ainda sobrecarregam o RH com tarefas demais, o que atrasa triagens, entrevistas e feedbacks.

Imagine um cenário em que três vagas urgentes precisam ser preenchidas, mas só há uma pessoa no RH cuidando disso e de outras funções como folha de pagamento, clima organizacional e treinamentos. 

É natural que o processo fique mais lento e acabe perdendo bons candidatos para empresas mais ágeis.

Quando o time está no tamanho certo, é possível organizar melhor o fluxo de trabalho e ter gente focada em cada fase do processo. Por exemplo:

  • Um analista pode ficar responsável pela triagem de currículos;
  • Outro conduz as entrevistas com os candidatos selecionados;
  • Um terceiro faz a ponte com os gestores da vaga e organiza as próximas etapas.

Com essa divisão clara, o processo ganha ritmo e consistência.

Além da agilidade no presente, um RH com estrutura consegue se planejar melhor. É possível:

  • prever picos de contratação com base no histórico da empresa;
  • montar processos seletivos com antecedência;
  • e até manter um banco de talentos aquecido para vagas futuras.

 

2. Elabore um perfil ideal para a vaga

Quando o recrutador não conhece o perfil de profissional que deseja para a vaga, os critérios de avaliação ficam subjetivos. Isso torna a análise dos candidatos, além de demorada, pouco conclusiva.

Defina as competências necessárias para a vaga bem como o nível exigido em cada uma delas, isso trará maior agilidade e assertividade nas etapas iniciais do processo de contratação.

 

3. Divulgue a vaga de forma estratégica

Um dos erros mais comuns na hora de contratar novos colaboradores acontece logo no início do processo, durante a divulgação da vaga. O posicionamento em canais de comunicação não estratégicos pode atrair candidatos não desejados.

Estude bem o público que deseja atingir e entenda quais são as principais maneiras de se comunicar. Um número elevado de candidatos nem sempre é positivo para o processo de contratação, é importante analisar, também, a qualidade dos inscritos.

 

4. Organize o processo

Durante o recrutamento existem uma série de atividades-chave a serem desenvolvidas, e organizá-las de forma estratégica é fundamental para que a empresa tenha sucesso na contratação dos novos colaboradores.

Construa um cronograma bem definido das etapas e antecipe toda a documentação necessária para a admissão. Isso dará mais fluidez no desenvolvimento das tarefas, afinal, grande parte dos erros cometidos na contratação advém de um mau planejamento.

 

5. Reduza o número de etapas desnecessárias

Reduzir o número de etapas desnecessárias no processo seletivo é uma das formas mais diretas de contratar mais rápido. Quanto menos “vai e volta”, entrevistas em excesso e testes pouco relevantes, menor o tempo entre o primeiro contato e a assinatura do contrato. E o melhor: sem perder a qualidade da seleção.

Hoje, muitos processos são longos demais sem necessidade. Para uma vaga júnior, por exemplo, não faz sentido exigir cinco fases, incluindo dinâmica de grupo, case, entrevista com RH, gestor e até CEO. Isso cansa o candidato, gera desistências e atrasa contratações.

Quando o processo é enxuto e bem desenhado, cada etapa tem um objetivo claro. Veja alguns exemplos práticos de como fazer isso:

  • Avalie a real necessidade de cada fase: se a triagem já identifica bem os candidatos, talvez não seja preciso aplicar um teste técnico para todos.
  • Agrupe etapas quando possível: é possível fazer entrevista com RH e gestor no mesmo dia? Ótimo. Isso economiza tempo para todos.
  • Elimine atividades que não avaliam nada concreto: dinâmicas genéricas ou perguntas repetidas em várias fases só ocupam espaço.
  • Adapte o processo ao nível da vaga: cargos operacionais pedem agilidade. Já para posições estratégicas, faz mais sentido investir em mais etapas.

Um processo seletivo mais direto não significa menos criterioso. Significa respeitar o tempo do candidato, o da empresa e focar no que realmente importa para a decisão. E quando isso acontece, a contratação chega muito mais rápido.

 

6. Estabeleça prazos definidos para cada etapa

Quando cada fase tem um limite claro de dias para acontecer, o processo anda. Sem isso, tudo se arrasta: triagens que demoram semanas, entrevistas remarcadas várias vezes, e feedbacks que nunca chegam.

Além disso, os prazos ajudam a alinhar expectativas com o candidato. Ele sabe quando vai receber retorno, quando será a próxima etapa, e isso aumenta o engajamento e reduz desistências.

Veja como aplicar isso na prática:

  • Defina um cronograma já no início do processo: por exemplo, uma triagem em até 3 dias após o recebimento do currículo, entrevistas em até 5 dias e feedback final em até 2 dias após a última conversa;
  • Comunique esses prazos ao time e aos candidatos: isso cria comprometimento e evita aquela sensação de “cadê o RH?”;
  • Use ferramentas para acompanhar os prazos: um simples kanban ou software de recrutamento ajuda a visualizar o que está em andamento e o que está travando;
  • Faça reuniões rápidas de alinhamento com os gestores: um atraso na aprovação pode travar tudo. Reuniões curtas ajudam a manter o ritmo.

Com cada etapa tendo um começo, meio e fim bem definidos, a contratação deixa de ser um processo vago e passa a ser uma operação ágil e previsível. Isso economiza tempo, reduz ruídos e melhora a experiência do candidato, e do RH também.

Está tendo problemas na hora de contratar nossos colaboradores? Confira alguns prejuízos que essa falta de assertividade pode causar!

7. Implemente um processo de triagem ágil

Implementar um processo de triagem ágil é uma das maneiras mais diretas de reduzir o tempo de contratação. Quando a triagem acontece de forma rápida e estruturada, o RH identifica mais cedo os candidatos com potencial e acelera o início das entrevistas. Sem esse filtro ágil, o processo trava logo na largada.

A triagem costuma ser um gargalo porque exige muita análise, mas dá para ganhar velocidade sem perder qualidade. A chave é ter clareza sobre o que procurar e usar ferramentas que ajudam nesse caminho.

Veja algumas estratégias que tornam a triagem mais ágil:

  • Defina critérios objetivos antes de começar: saber exatamente o que é eliminatório (por exemplo, domínio de um software ou disponibilidade de horário) evita dúvidas e retrabalho;
  • Use filtros automáticos nas plataformas de recrutamento: eles já separam os currículos que atendem aos requisitos mínimos, poupando horas de leitura manual;
  • Padronize a avaliação dos currículos: ter uma planilha ou sistema com notas para cada critério facilita comparar candidatos e decidir quem segue;
  • Avalie o que pode ser feito em paralelo: dá pra aplicar testes ou pedir portfólio já na inscrição? Isso antecipa a qualificação e reduz etapas depois.

Triagem ágil não é correr com qualquer candidato, é fazer escolhas rápidas, com base nos dados certos. Quando essa etapa flui bem, todo o processo anda mais rápido. E o melhor: sem perder talentos no caminho por demora ou falta de resposta.

 

8. Utilize testes e avaliações on-line

Em vez de marcar horário para uma análise técnica ou entrevista inicial, o candidato resolve o teste no tempo dele, e o RH avalia quando for mais conveniente.

Além de agilizar, esse tipo de ferramenta entrega dados objetivos para comparar os perfis, o que economiza horas de conversa com candidatos que não estão preparados ou alinhados com a vaga.

Veja como aplicar isso de forma prática:

  • Plataformas com testes prontos economizam tempo: existem ferramentas específicas para avaliar lógica, idiomas, perfil comportamental e até conhecimentos técnicos como Excel ou programação.
  • Dá para personalizar testes para a vaga: um gestor comercial, por exemplo, pode receber um mini case com uma simulação de negociação. Já um designer pode ser avaliado com base em um exercício rápido de criação.
  • Você filtra por desempenho: em vez de entrevistar todos, o RH pode focar só em quem atingiu uma pontuação mínima, acelerando o processo com quem realmente tem fit.
  • Os testes podem substituir etapas: se bem aplicados, eles reduzem a necessidade de entrevistas iniciais, servindo como um primeiro funil com qualidade.

 

9. Automatize tarefas repetitivas com tecnologia de RH

Automatizar tarefas repetitivas com tecnologia de RH reduz (e muito!) o tempo de contratação porque tira do caminho tudo aquilo que toma tempo e não precisa de esforço humano

Responder e-mails padrão, agendar entrevistas, mandar testes ou até organizar currículos: tudo isso pode ser feito por ferramentas, liberando o RH para focar no que realmente importa: avaliar pessoas.

Quando essas tarefas são feitas de forma manual, o processo trava. Já com automação, o fluxo anda sozinho e com muito menos chance de erro.

Olha como a tecnologia pode acelerar a contratação na prática:

  • Envio automático de e-mails: ao se inscrever na vaga, o candidato já recebe uma mensagem com os próximos passos. Isso evita aquela correria de “cadê o retorno?”;
  • Agendamento inteligente de entrevistas: plataformas permitem que o candidato escolha direto o melhor horário entre as opções disponíveis. Sem idas e vindas de e-mails;
  • Triagem automatizada: sistemas que filtram currículos com base em palavras-chave e requisitos técnicos aceleram (e muito) a seleção;
  • Testes e formulários integrados: é possível aplicar e corrigir testes automaticamente, sem depender da leitura manual do RH;
  • Notificações automáticas para o time: sempre que um candidato avança, o gestor é avisado e já pode se preparar para a próxima etapa.

 

10. Faça entrevistas por vídeo no início do processo

Em vez de marcar uma conversa ao vivo, o RH pode pedir um vídeo curto com perguntas pré-definidas, ganhando agilidade e já filtrando quem tem ou não fit com a vaga.

Esse tipo de entrevista não precisa ser formal ou longa

Pode ser uma gravação de dois a três minutos com perguntas simples, como “me conte sobre sua última experiência” ou “por que você se interessou por essa vaga?”.

Na prática, isso acelera o processo de várias formas:

  • Economiza tempo com entrevistas presenciais ou ao vivo que não dariam em nada: se o vídeo já mostra que o candidato não se comunica bem ou não tem o perfil esperado, você evita etapas futuras desnecessárias.
  • Ajuda a identificar o fit cultural logo de cara: a forma como a pessoa se expressa, o tom, a linguagem corporal… tudo isso já aparece mesmo em vídeos curtos.
  • Permite que o RH avalie os vídeos quando for mais conveniente: nada de tentar encaixar 10 entrevistas no mesmo dia.
  • Facilita o envolvimento de gestores: eles podem assistir aos vídeos e dar retorno rápido sobre quem seguir no processo.

Além de acelerar, a entrevista em vídeo dá mais autonomia ao candidato e mais flexibilidade para o RH. Resultado? Processo mais leve, rápido e com menos desperdício de tempo.

Suas vagas estão demorando muito para serem preenchidas? Então confira 5 fatores que podem estar levando a isso!

11. Capacite os gestores para entrevistas objetivas

Capacitar os gestores para fazer entrevistas objetivas reduz o tempo de contratação porque evita conversas longas, desconectadas da vaga e que não ajudam a tomar decisões rápidas

Quando o gestor sabe exatamente o que precisa observar e perguntar, a entrevista fica mais eficiente, e o processo anda sem enrolação.

Muitas vezes, o que atrasa a contratação é a falta de clareza. O gestor entrevista sem um roteiro claro, repete perguntas já feitas pelo RH ou foca em assuntos que não ajudam a avaliar o fit técnico ou comportamental. 

Como resultado, se tem dúvidas, indecisões e necessidade de mais uma rodada de entrevistas.

Veja como a capacitação pode fazer diferença:

  • Entrevistas com foco nos critérios da vaga: um gestor bem treinado já sabe quais habilidades e comportamentos são chave e direciona as perguntas para isso;
  • Uso de roteiros estruturados: com perguntas padronizadas e objetivas, fica mais fácil comparar candidatos e decidir quem avança;
  • Avaliação mais rápida e precisa: menos achismo, mais dados práticos. Isso reduz o tempo de análise pós-entrevista;
  • Menos retrabalho pro RH: quando o gestor conduz bem, evita aquela volta pro RH com “não senti segurança, chama outro”, sem justificar;
  • Decisão compartilhada mais ágil: com critérios claros, RH e gestor falam a mesma língua e conseguem alinhar rápido.

 

12. Crie um banco de dados para os potenciais candidatos

É muito comum durante um processo seletivo a existência de bons candidatos que, por conta da competitividade ou das características específicas da vaga, não são aprovados.  

Crie um banco de dados e registre as informações desses profissionais. Apesar de, no primeiro momento, não terem sido vistos como o ideal para a vaga, para oportunidades futuras eles podem ser interessantes e trazer maior agilidade na tomada de decisão.

 

13. Construa parcerias com consultorias de recrutamento

Construir parcerias com consultorias de recrutamento reduz (e muito!) o tempo de contratação porque você terceiriza as partes mais demoradas do processo para quem já tem experiência, rede de contatos e metodologia pronta

Em vez de começar do zero a cada nova vaga, você conta com um time que já sabe onde procurar, como abordar os candidatos certos e como filtrar os melhores perfis para sua empresa.

Com o apoio de consultorias como a do FaçaAgora!, a empresa evita gargalos que atrasam contratações, como triagens manuais, entrevistas desestruturadas e falhas de alinhamento com os gestores. E o mais legal: elas entram como parceiras estratégicas, não apenas operacionais.

Olha como isso acelera o processo:

  • Alinhamento rápido e certeiro com o gestor: o FaçaAgora! ajuda a construir o ICP (Ideal Candidate Profile) junto com a liderança da vaga. Isso evita ruídos e perda de tempo com perfis desalinhados;
  • Recrutamento ativo: em vez de esperar o candidato ideal aparecer, o time já sai “caçando” os talentos com o perfil certo — especialmente útil para vagas de tecnologia ou cargos de liderança;
  • Entrevistas técnico-comportamentais: os profissionais chegam até o gestor já com uma triagem profunda feita, incluindo overview completo com pontos fortes e de atenção;
  • Processos in company: Quando a empresa tem muitas vagas abertas, a consultoria toca todo o processo por dentro, de forma personalizada e estruturada;

Além de tudo isso, o FaçaAgora! ainda ajuda com oferta, onboarding e feedback aos candidatos. Menos tempo perdido, mais resultado para sua equipe.

 

14. Quer ficar por dentro das principais tendências e práticas do mercado?

Cadastre-se na nossa newsletter e desenvolva a sua organização através de conteúdos rápidos e de fácil aplicação, focados em performance, gestão, processos, cultura e RH.

Crie um banco de dados para os potenciais candidatos

É muito comum durante um processo seletivo a existência de bons candidatos que, por conta da competitividade ou das características específicas da vaga, não são aprovados.  

Crie um banco de dados e registre as informações desses profissionais. Apesar de, no primeiro momento, não terem sido vistos como o ideal para a vaga, para oportunidades futuras eles podem ser interessantes e trazer maior agilidade na tomada de decisão.

Quer ficar por dentro das principais tendências e práticas do mercado?

Cadastre-se na nossa Newsletter e desenvolva a sua organização através de conteúdos rápidos e de fácil aplicação, focados em performance, gestão, processos, cultura e RH.

Posts Recomendados