Matriz de Eisenhower: como gerir prioridades com a ferramenta
Descubra o que é a Matriz de Eisenhower, quais são os seus benefícios para empresas e colaboradores, além de aprender a como aplicá-la na prática
Você se considera uma pessoa organizada? Sabe quais tarefas deve priorizar no trabalho e incentiva seus colaboradores a fazerem o mesmo? Se você ainda tem dúvidas quanto a isso, vale a pena conhecer a Matriz de Eisenhower e adicioná-la a sua rotina.
Neste texto, explicaremos para você o que é essa estratégia, como ela surgiu e quais os seus benefícios para a organização e colaboradores. Além disso, vamos ensinar a montar a sua matriz na prática.
O que você verá neste post:
- O que é a Matriz de Eisenhower?
- Como ela surgiu?
- Como funciona a Matriz de Eisenhower?
- Quais os benefícios da Matriz de Eisenhower para as empresas?
- Quando usar a Matriz de Eisenhower?
- Como fazer a Matriz de Eisenhower?
- Como distinguir uma tarefa urgente de uma tarefa importante?
- E aí, quais são suas tarefas urgentes e importantes?
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1. O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um método para gerenciar tempo e priorizar tarefas, facilitando a organização e gestão das atividades com foco nos níveis de urgência e importância. Ao longo do texto, explicaremos como distinguir cada um deles.
Na prática, essa ferramenta auxiliará você a fazer uma priorização de atividades mais efetiva, conseguindo dar mais atenção para aquelas que precisam ser finalizadas quanto antes ou que contam com um peso muito grande em sua realização.
É importante que você considere que você não precisará utilizar essa matriz sempre que tiver uma nova tarefa: em alguns casos, você pode utilizar o bom e velho bom senso para conseguir determinar se uma certa atividade é realmente necessária ou urgente.
Entretanto, para situações em que você precisa se organizar para realizar diversas atividades parecidas, utilizar essa ferramenta ajudará você a ganhar tempo e a otimizar o seu trabalho.
2. Como ela surgiu?
A primeira ideia da Matriz Eisenhower foi tida pelo 34º presidente dos Estados Unidos e General condecorado Dwight D. Eisenhower. Em um discurso em 1954, ele fez uma citação a um reitor anônimo:
“Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
Mais tarde, o escritor Stephen Covey, autor de sucessos como “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, utilizou as ideias do ex-presidente para divulgar esta, agora popular, ferramenta de gestão de tarefas.
Durante a Segunda Guerra Mundial, Dwight enquanto general percebeu que, ao atuar de maneira estratégica na invasão aliada na Europa, precisava tomar decisões complicadas e cumprir afazeres o tempo todo.
Dessa forma, o método veio como uma maneira de que ele pudesse, mais rapidamente, organizar todas as suas atividades e poder dar mais atenção naquelas consideradas mais importantes e mais urgentes, enquanto as demais poderiam ficar para outro momento.
3. Como funciona a Matriz de Eisenhower?
A matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes, com diferentes graus de importância e urgência. Veja a seguir as principais características de cada uma delas e exemplos de atividades que se encaixam em cada uma.
1º quadrante: Importante e urgente
Aqui devem ser incluídas as tarefas que exigem atenção imediata e são essenciais para alcançar os seus objetivos. Alguns exemplos seriam: a resolução de crises organizacionais, lidar com problemas urgentes de clientes e fornecedores, entre outras atividades.
2º quadrante: importante, mas não urgente
Já o segundo quadrante compreende atividades fundamentais para o sucesso ao longo prazo, mas que não requerem uma ação imediata. Alguns exemplos seriam planejamento estratégico da empresa, desenvolvimento e treinamento de equipes, elaboração de políticas de melhoria contínua, entre outras atividades.
3º quadrante: não importante, mas urgente
No terceiro quadrante devem ficar as atividades que são urgentes mas, ao mesmo tempo, não são essenciais para os objetivos principais de gestão. Temos como exemplos interrupções frequentes de e-mails ou telefonemas, reuniões que poderiam ser substituídas por e-mails ou mensagens, tarefas administrativas de rotina que poderiam ser delegadas etc.
4º quadrante: não importante e não urgente
Por último, temos o quarto quadrante, que inclui atividades que são distrações e desperdício de tempo na gestão, como verificar redes sociais sem um propósito específico, participar de conversas não relacionadas a trabalho, procrastinação, entre outros afazeres.
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4. Quais os benefícios da Matriz de Eisenhower para as empresas?
Até aqui, você entendeu o que é a Matriz de Eisenhower, como ela foi criada e a sua estruturação. Mas, será que essa estratégia realmente pode oferecer benefícios para a sua empresa ou para seus colaboradores? Vamos descobrir neste tópico!
Melhora a eficiência na execução de tarefas
A primeira vantagem de utilizar essa estratégia é a melhora na eficiência e eficácia na execução de tarefas. Quando você categoriza suas atividades com base na urgência e importância, é possível focar nos aspectos que realmente impactam os objetivos da empresa, o que evita a dispersão de esforços em atividades menos relevantes.
Otimiza a gestão de tempo
Outro ponto é que ela auxilia na gestão do tempo, pois tanto você quanto seus colaboradores aprenderam a identificar e eliminar atividades que consomem tempo sem agregar algum valor. Dessa forma, o prazo será usado de maneira mais estratégica, permitindo com que as equipes se concentrem em projetos críticos e que exigem maior atenção.
Reduz o estresse
Outra vantagem é a redução de estresse, já que ao organizar as tarefas de forma clara, evita-se a sobrecarga de trabalho e a procrastinação, o que contribui para um ambiente de trabalho mais equilibrado e saudável.
Incentiva o desenvolvimento de habilidades de liderança
Líderes e gestores aprendem a delegar afazeres menos importantes e urgentes quando utilizam a matriz de Eisenhower. Assim, eles podem concentrar seus esforços em decisões estratégicas e no crescimento da empresa.
Beneficia o planejamento estratégico
Ao mesmo tempo, a ferramenta auxilia na identificação de atividades importantes, mas que não são urgentes, garantindo com que a empresa consiga ter prazo para iniciativas de longo prazo relacionadas à inovação, treinamento e desenvolvimento de novos produtos.
Melhora de maneira contínua os processos internos
Por último, a matriz também contribui para a melhoria contínua dos processos internos. Ao revisar regularmente as tarefas e o impacto de cada uma delas, as organizações podem ajustar suas prioridades e métodos de trabalho, o que promove uma cultura de eficiência e melhoria constante.
5. Quando usar a Matriz de Eisenhower?
Você pode utilizar o método de Eisenhower nos momentos em que achar oportuno. Porém, separamos algumas situações em que a utilização dessa estratégia é muito bem-vinda.
Planejamento diário ou semanal
Assim que você começar o dia ou a semana, utilize a matriz para categorizar seus afazeres e compromissos. Dessa forma, você prioriza atividades e garante com que o seu foco esteja voltado para o que é mais importante e urgente, evitando sobrecarga e procrastinação.
Gerenciamento de projetos
Outro momento interessante é no gerenciamento de projetos complexos com muitas etapas e prazos. Aqui, será possível identificar quais as atividades que são críticas e quais podem ser programadas para mais tarde. Dessa forma, você mantém o projeto no caminho certo e evita atrasos.
Tomada de decisões
Ao se deparar com decisões difíceis ou com muitas demandas que requerem a sua atenção, utilizara ferramenta ajudará a clarificar o que é essencial para o sucesso a longo prazo e o que pode ser adiado ou delegado.
Momentos de estresse
Sabe aqueles momentos em que você se sente estressado por ter muita coisa para fazer e não sabe por onde começar? Essa é a situação perfeita para utilizar a Matriz de Eisenhower, pois ela consegue organizar suas tarefas de forma lógica, reduzindo essa sensação de sobrecarga. Será muito mais fácil focar no que realmente importa e gerenciar o estresse de maneira mais eficaz.
Revisão de desempenho
Você também poderá utilizar a estratégia para fazer revisões do seu próprio desempenho ou de colaboradores, identificando o modo como você gastou o seu tempo durante a semana ou mês. É possível identificar padrões de procrastinação ou distrações que podem ser eliminados ou minimizados.
Definição de metas pessoais e profissionais
Se você tem metas pessoais ou profissionais de longo prazo, o método ajudará na identificação das atividades importantes que devem ser incorporadas em seu planejamento diário, garantindo o progresso constante em relação a esses objetivos.
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6. Como fazer a Matriz de Eisenhower?
Agora, vamos aprender a como executar uma matriz de Eisenhower para que você ganhe mais organização e agilidade no seu dia a dia. Para facilitar, separamos o processo em quatro etapas principais:
Liste todas as suas tarefas
O primeiro passo é listar todas as tarefas que você tem que fazer. Inclua tudo: desde atividades profissionais até compromissos pessoais. Afinal, você terá as mesmas 24 horas no dia para fazer todas elas.
Desenhe a matriz
Agora, está na hora de desenhar a sua matriz. Pegue uma folha de papel ou uma página digital e divida o em quatro quadrantes. Rotule cada um deles da seguinte maneira:
- Quadrante I: urgente e importante;
- Quadrante II: importante, mas não urgente;
- Quadrante III: urgente, mas não importante;
Quadrante IV: não urgente e não importante.
Classifique as tarefas
Depois de dividir e nomear corretamente cada quadrante da sua matriz, está na hora de pegar as tarefas que você listou anteriormente e distribuí-las em cada um deles. Avalie cada atividade e coloque no quadrante que faça mais sentido para ela.
Quadrante I: coloque aqui os afazeres que exigem atenção imediata e são indispensáveis para alcançar os seus objetivos.
Quadrante II: aqui, ficam as tarefas que são fundamentais para o sucesso ao longo prazo, mas não necessitam de uma ação imediata.
Quadrante III: deixe aqui as atividades que precisam ser feitas em breve, mas não são tão essenciais para os seus objetivos principais.
Quadrante IV: nesse quadrante, ficam as tarefas que são distrações e desperdício de tempo.
Priorize e aja
Agora que você já tem todos os seus afazeres organizados em cada um dos quadrantes, está na hora de partir para a ação e entender a ordem de realizar cada um deles.
Quadrante I: priorize as tarefas que estão aqui e as resolva imediatamente.
Quadrante II: programe um tempo específico para trabalhar nessas atividades, já que elas são vitais para o crescimento e prevenção de futuras crises em sua empresa.
Quadrante III: invista em delegar essas atividades mas, caso realmente não seja possível faz isso, minimize o tempo gasto nelas.
Quadrante IV: elimine ou reduza significativamente as tarefas que estão nesse quadrante para otimizar a sua produtividade.
Revise e ajuste
É importante que você reveja sua matriz regularmente para atualizar os afazeres conforme necessário. Dessa forma, você continuará focado no que realmente importa, ganhando mais tempo e produtividade.
7. Como distinguir uma tarefa urgente de uma tarefa importante?
Ao longo do texto, falamos bastante sobre atividades importantes e atividades urgentes, mas você sabe como distinguir cada uma delas? É interessante que você saiba essa diferenciação, pois nem sempre uma tarefa prioritária tem um alto grau de importância.
Uma tarefa urgente é aquela que requer atenção imediata por ter prazos mais apertados, podendo ser demandas externas ou problemas imprevistos que precisam ser resolvidos rapidamente para evitar consequências negativas.
Um exemplo de tarefa imediata seria responder um cliente insatisfeito ou lidar com alguma emergência no trabalho.
Já uma tarefa importante contribui significativamente para os seus objetivos de longo prazo e para o sucesso em geral, mesmo que ela não tenha um prazo eminente. Geralmente, ele resulta no impacto duradouro em resultados e progressos, tanto pessoal quanto profissional.
Um exemplo de tarefa urgente seria a criação de um planejamento estratégico, desenvolvimento de atividades, construção de relacionamentos-chave e investimentos em projetos de inovação.
8. E aí, quais são suas tarefas urgentes e importantes?
Assim, entendendo o que é a Matriz de Eisenhower e como adotá-la na organização de tarefas diárias e projetos pessoais e profissionais, você terá um grande aliado para ganhar produtividade e eficiência.
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